如何进行参展准备 参展需要准备什么

来源:本站 2018/11/2 23:05:16

  如何进行参展准备 参展需要准备什么


  1.开始准备


  当注册参加一个展览会后,展商应向主办机构索取有关的信息和资料,如展馆平面图和参展商手册等。


  接下来就是根据准备事宜制定一个精确的时间表。通常主办机构提供的信息包括相关事项的截止日期。


  深入的准备任务包括:


  - 造一个详细的预算;


  - 按每项任务制定所有参展人员的职责范围;


  - 考虑展台的尺寸、(在展馆内的)地点并设计展台;


  - 装修和运输公司的不同报价(包括相关的服务和价格);


  - 将在展台上展示的产品清单;


  - 推广资料 (展前和展中);


  - 完整的广告和传讯计划;


  - 选择展台上的员工,对他们给予指导/培训;


  - 参展员工的旅行和住宿;


  - 发给现有和潜在客户的邀请;


  2. 展台设计


  展台是成功参展的重要因素。展台的概念和设计是由参展目的来决定的,因为我们的问题是:“通过这个展台我们应该达到什么?”


  展台第一重要的特点是其尺寸和在展览馆里的位置。展馆的特点,如天花板的高度、入口和通道、相邻的展台、紧急出口等在展台设计时也应一一考虑在内。


  根据参展目的,展商可在展台设计中遵循四个不同的战略定位概念:


  - 以产品为导向的定位概念。它旨在呈现展出的产品的技术层面。研究表明75%的展商主要是遵循这一概念。


  - 以解决方案为导向的定位概念。它旨在演示展商量身定制、以客户为导向的解决方案的竞争力。69%的展商试图将这一概念蕴涵在其展台设计里。


  - 以沟通和活动为导向的定位概念。它旨在从情感的角度吸引观众的注意力。33%的展览商遵循这一概念。


  - 以竞争为导向的定位概念。这一概念旨在显示参展公司属于某个业务领域,并且区别于其竞争对手。从展商的角度看,这一概念的重要性要低于其它三个。


  您选择的战略定位概念将决定您的展台尺寸和特性及您将展示的产品。不过,展示太多的产品将有损您的成功参展。总的来说,展出的产品越少越好!


  其他辅助展示还包括模特、图表、图片、电影、录像、幻灯、艺术家的现场表演(有无音乐均可)。但这些额外的展示和吸引活动不应干扰与观众的交流。


  作为与观众交流的一个特别平台,展台可被划分为三个区域:


  - 静态区(吸引)用于吸引路过的参观者的注意力和激发他们的兴趣。这可通过相关的吸引眼球的手段来实现;


  - 动态区(获取)用于接近参观者并发现他们的兴趣所在;


  - 深度区(洽谈),可在此详细介绍产品、洽谈报价,也可在此签定合同。为达到这些目的,必须保证此区域既不太拥挤,也不受强噪音的干扰。


  展台结构清晰、富有逻辑性以及通过设计反映企业识别也是很重要的。为取得一个恰如其分的企业展台设计,应将以下因素考虑在内:


  - 一致的企业标志展示;


  - 使用企业专有的颜色和字体;


  - 展台上提供的信息资料的设计也要体现一致性 (产品目录, 小册子, 图像);


  - 一致的、以目标为导向的展台布局;


  - 参展员工举止及外表与企业哲学相吻合。


  在展台上,与参观者沟通并传递信息给他们是展商主要关注的事项。在这方面,展台的设计,对展示产品和信息的选择,对参展员工的组织和资格核定都是重要的。一个以沟通为设计导向的展台将强调互动的对话,而一个以信息传递为设计导向的展台则将重心放在企业的形象。


  3. 技术及组织层面


  在参展的若干技术及组织层面里,以下因素尤为重要:


  - 选择展品;


  - 运输;


  - 保险;


  - 选择参展员工;


  - 选择展台搭建公司。


  关于展品的选择,应考虑以下事宜:


  - 仅展示体现最新技术水平和设计的产品;不要把陈货拿来展出;


  - 仅展示能在可预见时间里交货的产品;


  - 对最新研究成果的展示应强调展商的技术竞争力;


  - 须对所有展品提供详细信息资料;


  - 动态或运行中的展品比静态展品能吸引更多的参观者。


  展品运输事宜需要展商熟悉相关的海关规定和法律。几乎所有的展会主办机构都会与专门从事各项运输业务的公司签约。使用签约运输公司的服务将保证符合相关法律,也排除了语言障碍。展商在运输事宜中必须考虑以下事项:


  - 选择运输方式;


  - 包装;


  - 使用集装箱;


  - 运输截止日期;


  - 海关;


  - 进出口法规;


  - 展场交货 (*车, 起重机,等);


  - 存放空箱和集装箱;


  - 运回发货地;


  保险也应该谨慎对待, 特别是参加海外展时。参展保险适用以下领域:


  - 展台;


  - 展品和信息材料;


  - 人员;


  - 参观者。


  主要的风险涵盖;


  - 火灾, 爆炸和水损;


  - 运输损害;


  - 盗窃;


  - 行李损害;


  - 对另一方的责任;


  - 员工的意外事故/生病。


  选择和购买保险完全是展商的责任。通常展商被要求证明他已经购买保险。


  员工是参展成功的第三大因素。应根据专业技能和人际沟通技巧来选择展台员工(展览会经验,外语能力,开阔的思路)。


  开展前指导参展员工考虑所有参展因素(展台设计,每位员工的职责范围,展览目标等)是至关重要的。这一点经常被展商低估或忽略。


  需要哪些类型的参展人员呢?应考虑以下方面:


  - 管理;


  - 业务;


  - 技术;


  - 外聘员工以协助内部的参展员工 (口译、笔译、接待);


  - 展台主管 (展会协调员) ;


  - 发言人。


  首席行政人员及商业领袖通常也夹杂在专业展会的参观群里,他们希望在展台上见到合适的对话人员。


  在展会进行中,展台主管的主要职责就是协调。他不仅负责所有组织和技术方面的事宜,也是参展企业与主办机构之间的链条。(完)


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